மாதிரி காப்பக வேலை விளக்கம்

ஒரு காப்பக ஊழியரின் நிலை காப்பகவாதி என்று அழைக்கப்படுகிறது. இந்தத் துறையில் ஒரு நிபுணரின் முக்கிய பணி காப்பகத்தின் பணிகளையும் அதில் ஆவணங்களின் புழக்கத்தையும் ஒழுங்கமைப்பதாகும். உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களின் பெரிய வருவாய் உள்ள இடங்களில், குறிப்பாக காப்பீடு, நிதி மற்றும் குறிப்பாக அரசு நிறுவனங்களில் தொடர்புடைய தொழில் வல்லுநர்கள் தேவைப்படுகிறார்கள். புதிய பணியாளர் குறிப்பிட வேண்டிய முக்கிய ஆவணம் காப்பகவாதியின் வேலை விவரமாகும்.

பொதுவான விதிகள்

நிறுவனத்தின் தலைவரால் மட்டுமே காப்பகத்தை ஏற்கவோ நிராகரிக்கவோ முடியும். மேலும், முதலில், அவர் நாட்டின் தற்போதைய சட்டத்தை குறிப்பிட வேண்டும். இந்த பதவியை வகிக்கும் நிபுணரின் நேரடித் தலைவராக இருப்பவரை அறிவுறுத்தல்கள் குறிக்க வேண்டும்.

ஒரு காப்பகவாதியாக பணியாற்ற, ஒரு நபர் ஆரம்ப தொழில்முறை கல்வியைப் பெற வேண்டும், பின்னர் அவர் இந்த துறையில் அனுபவம் இல்லாமல் ஒரு பதவிக்கு ஏற்றுக்கொள்ளப்படலாம். இடைநிலை அல்லது பொதுக் கல்வி கொண்ட ஒருவருக்கு வேலை கிடைக்கும் என்று ஒரு விருப்பம் உள்ளது, ஆனால் பின்னர் அவர் இந்த திசையில் சிறப்பு பயிற்சி பெற வேண்டும். இந்த பதவிக்கான பணி அனுபவம் விருப்பமானது.

என்ன தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்

நிறுவனத்தின் காப்பகத்தின் வேலை விவரம் ஊழியருக்கு குறிப்பிட்ட அறிவு இருக்க வேண்டும் என்று அறிவுறுத்துகிறது: இந்த நிறுவனத்தில் காப்பகத்தில் வணிக நடத்தை தொடர்பான விதிமுறைகள், அறிவுறுத்தல்கள் மற்றும் சட்ட ஆவணங்களின் முழு பட்டியலையும் படிக்க அவர் கடமைப்பட்டிருக்கிறார். கூடுதலாக, ஆவணங்களை எவ்வாறு சேமிப்பது, பயன்படுத்துவது, எந்த தராதரங்களின்படி அவற்றை ஏற்றுக்கொள்வது மற்றும் ஒப்படைப்பது என்பதையும் அவர் அறிந்திருக்க வேண்டும். அவரது அறிவில் அலுவலக வேலைகளின் ஒற்றை மாநில அமைப்பு இருக்க வேண்டும். கூடுதலாக, சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் விளக்கங்கள் எவ்வாறு தொகுக்கப்படுகின்றன, அவற்றில் எது நிரந்தரமாக சேமிக்கப்பட வேண்டும், அவை தற்காலிகமாக மட்டுமே உள்ளன, மேலும் அவை அழிக்கப்படுவது தொடர்பான செயல்களையும் வரைய வேண்டும்.

உதவி காப்பகத்தின் வேலை விவரம், விஷயங்கள் எவ்வாறு செய்யப்படுகின்றன, எதிர்கால பயன்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பிற்காக அவை என்ன விதிகள் மூலம் தயாரிக்கப்படுகின்றன, பதிவுகள் எவ்வாறு வைக்கப்படுகின்றன மற்றும் நிறுவனத்தில் அறிக்கைகள் தயாரிக்கப்படுகின்றன என்பதை அவர் அறிந்திருக்க வேண்டும் என்பதைக் குறிக்கிறது. இந்த நபர் அவர் பணிபுரியும் நிறுவனத்தின் கட்டமைப்பையும், உபகரணங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான விதிகளையும், காப்பகத்தில் வேலை செய்யத் தேவையான அனைத்து தொழில்நுட்ப வழிகளையும் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். கூடுதலாக, தொழிலாளர் பாதுகாப்பு, தீ பாதுகாப்பு, நடைமுறைகள் மற்றும் பல உள்ளிட்ட அமைப்பின் அனைத்து உள் விதிகளையும் சட்டங்களையும் அறிந்து கொள்ள அவர் கடமைப்பட்டிருக்கிறார்.

கடமைகள்

ஒரு பட்ஜெட் நிறுவனத்தின் காப்பகத்தின் வேலை விவரம் அவர் சில செயல்பாடுகளைச் செய்ய வேண்டும் என்பதைக் குறிக்கிறது: காப்பகப்படுத்தல் தொடர்பான பணிகளை மேற்கொள்வது, காப்பகப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களை பாதுகாத்தல், பெறப்பட்ட ஆவணங்களை பதிவு செய்தல், பெயரிடலை உருவாக்குதல் மற்றும் காப்பகப்படுத்துவதற்கு முன்பு கோப்புகளின் பதிவின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்கவும். அத்தகைய தேவை இருந்தால், அவர் சேமிப்பக அலகுகளை குறியாக்கி, வழக்குகளை வைப்பதை முறைப்படுத்தி அவற்றை பதிவேட்டில் வைக்கிறார்.

ஒரு மருத்துவ நிறுவனத்தின் காப்பகவாதியின் வேலை விவரம், சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் சுருக்கமான விளக்கங்களையும், தற்காலிக மற்றும் வரம்பற்ற அலகுகளாக விநியோகிப்பதையும் அவர் தயாரிக்க வேண்டும் என்று அறிவுறுத்துகிறது. அவர் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும் மற்றும் ஆவணங்களை சரியான நேரத்தில் அழிக்க வேண்டும், அதன் அடுக்கு வாழ்க்கை ஏற்கனவே காலாவதியானது, மேலும் விரும்பிய ஆவணத்தை எளிமையாகவும் விரைவாகவும் கண்டுபிடிக்கக்கூடிய ஒரு அமைப்பை உருவாக்க வேண்டும்.

பிற செயல்பாடுகள்

கூடுதலாக, விஞ்ஞானத்திற்கான ஆவணங்கள் கிடைப்பதற்கான தேர்வின் போது அவரது வேலை பொறுப்புகளுக்கு இருப்பு தேவைப்படுகிறது. ஆவணங்கள் அப்படியே இருப்பதை அவர் உறுதிப்படுத்த வேண்டும், தேவைப்பட்டால், அவற்றுடன் மறுசீரமைப்பு பணிகளை மேற்கொள்ளுங்கள். ஆவணங்களின் இயல்பான சேமிப்பிற்கு தேவையான அனைத்து நிபந்தனைகளும் காப்பகத்தின் வளாகத்தில் இருப்பதை இந்த நிபுணர் உறுதிசெய்கிறார்.

தீ பாதுகாப்பு விதிகளை அமல்படுத்துவதை காப்பகவாதி கண்காணிக்க வேண்டும், அதே போல் ஆவணங்களுடன் பணிபுரிய நவீன தொழில்நுட்ப வழிகளையும் பயன்படுத்த வேண்டும். ஊழியர்கள் மற்றும் அமைப்பின் பார்வையாளர்களின் வேண்டுகோளின் பேரில், காப்பக ஆவணங்களின் நகல்கள் அல்லது மூலங்களை வெளியிடுவதற்கும், காப்பகத்தில் கிடைக்கும் தகவல்களைப் பயன்படுத்தி குறிப்புகளை உருவாக்குவதற்கும், அவரது பணிகள் குறித்த அறிக்கைகளைத் தயாரிப்பதற்கும் அவர் கடமைப்பட்டிருக்கிறார்.

உரிமைகள்

மருத்துவ காப்பகத்தின் வேலை விவரம் அவருக்கு சில உரிமைகள் இருப்பதாகக் கூறுகிறது. அவர் தனது பணி தொடர்பான ஆவணங்களை கோரலாம் மற்றும் பெறலாம். தேவைப்பட்டால், அவர் தனது திறமையான சிக்கல்களைத் தீர்க்க உதவினால், நிறுவனத்தின் பிற துறைகள் அல்லது பிற அமைப்புகளின் நிபுணர்களுடன் அவர் ஒத்துழைக்க முடியும். அத்தகைய தேவை இருந்தால், காப்பகத்தின் பணியுடன் நேரடியாக தொடர்புடைய எந்தவொரு பிரச்சினையிலும் அவர் மற்ற நிறுவனங்களில் தனது நிறுவனத்தின் நலன்களை பிரதிநிதித்துவப்படுத்த முடியும்.

ஒரு பொறுப்பு

காப்பகவாதியின் வேலை விவரம், தனது கடமைகளை நிறைவேற்றத் தவறியதற்கும், குறைந்த தரம் வாய்ந்த வேலையையும், செய்த பணிகளைப் பற்றிய தவறான அல்லது சிதைந்த தகவல்களை வழங்குவதற்கும், அதிகாரிகளின் உத்தரவுகளை நிறைவேற்ற மறுத்ததற்கும் தான் காரணம் என்று கருதுகிறது.

கூடுதலாக, நிறுவனத்தின் இயல்பான செயல்பாட்டை அச்சுறுத்தும் மீறல்கள், பாதுகாப்பு மீறல்கள் அல்லது பிற நடவடிக்கைகள் அடையாளம் காணப்பட்ட சூழ்நிலைகளுக்கு அவர் பொறுப்பேற்கிறார், மேலும் ஊழியர் அவர்களுக்கு அறிவிக்கவில்லை மற்றும் சிக்கலை அகற்ற எந்த நடவடிக்கையும் எடுக்கவில்லை. தொழிலாளர் தரத்தை மீறுவதற்கு காப்பகவாதி பொறுப்பு.

வேலைக்கான நிபந்தனைகள்

காப்பகவாதியின் வேலை விவரம், தொழிலாளர் சட்டத்திற்கு ஏற்ப அமைப்பின் நிர்வாகம் அதன் பணியின் நேரத்தை தீர்மானிக்க வேண்டும் என்று அறிவுறுத்துகிறது. உற்பத்தித் தேவை ஏற்பட்டால், அனைத்து விதிமுறைகளையும் தரங்களையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வதோடு, உள்ளூர் பயணங்கள் உட்பட வணிகப் பயணங்களைச் செயல்படுத்த தேவையான அனைத்தையும் நிறுவனம் அவருக்கு வழங்க வேண்டும். தனது திறமைக்குள் ஆவணங்களில் கையெழுத்திடும் உரிமையும் அவருக்கு உண்டு.

முடிவுரை

இந்த பதவிக்கு ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட நிபுணர் நம்ப வேண்டிய முக்கிய ஆவணம் காப்பகவாதியின் வேலை விவரமாகும். இது எந்த நிறுவனத்தில் செயல்படுகிறது என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், உரிமைகள், பொறுப்புகள், செயல்பாடுகள் மற்றும் அறிவு ஆகியவை நடைமுறையில் ஒத்துப்போகின்றன மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தின் தேவைகளைப் பொறுத்து மாறுபடலாம் மற்றும் நிர்வாக குழு அதன் பணியாளர்களுக்கு என்ன பணிகளை ஒதுக்குகிறது.

இத்தகைய வேலைக்கு கவனம் செலுத்துதல், விடாமுயற்சி, முக்கியமான ஆவணங்களுக்கான பாதுகாப்பு விதிகளின் அறிவு, சில ஆவணங்களின் மதிப்பை மதிப்பிடுவதற்கான அறிவு, அத்துடன் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்தல், விரைவாகக் கண்டுபிடித்து குறியாக்கம் செய்வதற்கான திறன் ஆகியவை தேவை. மற்றொரு முக்கியமான காரணி மக்களுடன் பணியாற்றுவதாகும், ஏனென்றால் ஒரு காப்பகவாதியின் தொழில் பல்வேறு ஆவணங்களை வெளியிடுவதையும் வரவேற்பதையும் உள்ளடக்கியது, அதன் தொகுப்பு மற்றும் நம்பகத்தன்மையின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்கிறது. ஒரு கவனமுள்ள நபர் மட்டுமே, ஒரு பெரிய அளவிலான தகவலுடன் பணியாற்றவும், பிற நிறுவனங்களில் நிறுவனத்தின் நலன்களைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தவும் தயாராக இருக்கிறார், இந்த நிலையில் தொழிலாளர் கடமைகளை சரியாகவும் நம்பகத்தன்மையுடனும் செய்ய முடியும்.