கடிதங்கள் தயாரிப்பது ஒரு நபர் மற்றும் அமைப்பின் செயல்பாடுகளில் ஒரு முக்கியமான தருணம்

மனிதகுலம் ஒருவருக்கொருவர் பேசவும் புரிந்துகொள்ளவும் கற்றுக்கொண்ட பிறகு எழுத்து கண்டுபிடிக்கப்பட்டது. பழங்காலத்திலிருந்தே, மக்கள் ஒருவருக்கொருவர் கடிதங்களை எழுதினர், தங்கள் உணர்வுகள், உணர்ச்சிகள், உணர்ச்சிகளை வெளிப்படுத்தினர் அல்லது ஒரு நிகழ்வைப் பற்றி வெறுமனே கூறுகிறார்கள். நீண்ட தூரத்திற்கு தொடர்புகொள்வதற்கான ஒரே வழி இதுவாகும். இன்று, கையால் எழுதப்பட்ட உரை மிகவும் குறைவாகவே பயன்படுத்தப்பட்டுள்ளது, ஆனால் கடிதங்களின் சரியான வடிவமைப்பு இன்னும் மாறாமல் உள்ளது.

கடிதங்கள் பல வடிவங்களில் வருகின்றன. இது உறவினர்கள், நண்பர்கள் அல்லது அறிமுகமானவர்களுக்கு இடையில் பரவும் எளிய உரையாக இருக்கலாம். இந்த வழக்கில், உங்கள் விருப்பப்படி ஒரு கடிதத்தை வரையலாம். மேலும், எந்தவொரு குறைபாடுகளும் உள்ளன என்பதில் யாரும் கவனம் செலுத்த மாட்டார்கள்.

வணிக கடிதங்கள் முற்றிலும் மாறுபட்ட நிலைமை. கண்ணியமான சொற்றொடர்களையும் தேவையான சொற்களையும் பயன்படுத்துவதற்கு இது ஒரு சிறப்பு நடை தேவை. வணிக கடிதங்களை எழுதுவதற்கான விதிகள் அறிமுகம் மற்றும் முடிவையும், முக்கிய பகுதியையும் குறிக்கின்றன. பிந்தையது பொதுவாக சில தெளிவு அல்லது ஆதாரங்களை வழங்குகிறது. ஒரு வணிக கடிதத்திற்கு நிலைத்தன்மை, சுருக்கம், சரியானது மற்றும் நம்பகத்தன்மை தேவை. விளக்கக்காட்சி வழக்கமாக முதல் நபரின் பன்மையிலிருந்து அல்லது முதல் அல்லது மூன்றாவது நபரின் ஒருமைப்பாட்டிலிருந்து தயாரிக்கப்படுகிறது. கடிதம் உரையாற்றப்பட்டால், எடுத்துக்காட்டாக, தலைவருக்கு, “அன்பே (கள்) …” என்ற சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தலாம், பின்னர் முடிவில் நீங்கள் கையொப்பமிட வேண்டும்: “உண்மையுள்ள …”. வணிக பாணியில் கடிதங்களை உருவாக்குவதற்கு ஒரு குறிப்பிட்ட தொகைக்கு இணங்க வேண்டும், இது முடிந்தால், ஒரு A4 பக்கத்தை தாண்டக்கூடாது. ஒவ்வொரு கேள்வியையும் தனித்தனி பத்திகளில் குறிப்பிடுவது அவசியம், ஏனெனில் இந்த வடிவத்தில் பெறப்பட்ட தகவல்களை பகுப்பாய்வு செய்வது மிகவும் எளிதானது.

மேலே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, வணிக கடிதங்கள் கடுமையான உத்தியோகபூர்வ பாணியில் வழங்கப்படுகின்றன. எனவே, விளக்கக்காட்சி முழுவதும் அதைத் தாங்குவது அவசியம். கடிதங்கள் அதிகாரிகள் அல்லது மேலாளர்களுடன் நடத்தப்படுகின்றன என்பதை நினைவில் கொள்வது அவசியம், ஆகவே, அனுமதிக்கப்பட்டவற்றின் வரம்புகளைத் தாண்டாமல் தகவல்களை வழங்க வேண்டும் (ஆளுமைகளுக்குள் செல்ல வேண்டாம் அல்லது உங்கள் கருத்தை திணிக்க வேண்டாம்), மற்றும் விவாதத்தின் முக்கிய பொருள் அமைப்பின் செயல்பாடு.

கடிதங்களின் இந்த வடிவமைப்பு அனைத்து வகையான உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களுக்கும் முற்றிலும் ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது. அது பின்வருமாறு:

- பதில், கோரிக்கை, சலுகை, முறையீடு.

- ஒரு அறிவிப்பு, இது பெரும்பாலும் முறையீட்டிற்கான பதிலாகும். இங்கே நீங்கள் "தகவல்", "அறிவித்தல்" போன்ற சொல் அழைப்புகளைப் பயன்படுத்தலாம்.

- உத்தரவாத கடிதம். கடிதம் செய்வது என்பது ஒரு செயல் அல்லது கோரிக்கையை உறுதிப்படுத்துவதைக் குறிக்கிறது.

- மேலதிகாரிகளிடமிருந்து துணை அதிகாரிகளுக்கு சில அறிவுறுத்தல்கள் அல்லது அறிவிப்புகளை அமைக்கும் உத்தரவு கடிதம்.

எந்தவொரு வணிக கடிதத்திலும் நம்பகமான மற்றும் பொருத்தமான தகவல்களை மட்டுமே கொண்டிருக்க வேண்டும். இந்த சூழலில் ஏற்றுக்கொள்ள முடியாத ஆபாச வெளிப்பாடுகள் அல்லது சொற்றொடர்களின் பயன்பாடு விலக்கப்பட்டுள்ளது. கடிதங்களை உருவாக்குவது மிகவும் தீவிரமான மற்றும் முக்கியமான தருணமாகும், இது ஒரு நபரின் வாழ்க்கை மற்றும் அமைப்பின் செயல்பாடுகளில் ஒரு பரிவர்த்தனை, வேலைவாய்ப்பு அல்லது பிற முக்கியமான தருணங்களின் வெற்றி சில நேரங்களில் சார்ந்துள்ளது.