ஆவணமாக்கல் தொழில்: வேலை பொறுப்புகள்

ஆவண ஓட்டம் என்பது செயல்பாட்டின் ஒரு முக்கிய அங்கமாகும் மற்றும் எந்தவொரு நிறுவனம், அமைப்பு, நிறுவனத்தையும் நிர்வகிப்பதற்கான ஒரு தவிர்க்க முடியாத உறுப்பு. வணிக ஆவணங்களை முறையாக இயற்ற வேண்டும், முறையாக சேமித்து உகந்ததாக நகர்த்த வேண்டும். பொருளாதாரத்தின் வளர்ச்சியுடன், தகவல் செயல்பாடுகள் மற்றும் மனித நடவடிக்கைகளின் அனைத்து துறைகளிலும் உள்ள ஆவணங்களின் எண்ணிக்கை அதிகரித்து வருகிறது. எனவே, இப்போதெல்லாம், ஒரு புதிய தொழிலுக்கான தேவை அதிகரித்து வருகிறது - ஒரு ஆவண மேலாளர்.

ஆவண மேலாளர் யார்

ஆவண நிபுணர் என்பது ஆவணப்படுத்தல் பதிவு மற்றும் கணக்கியலில் ஈடுபட்டுள்ள ஒரு நிபுணர். தொடர்புடைய தொழில்கள் செயலாளர், காப்பகவாதி, எழுத்தர்.

நிர்வாகத்தின் நிர்வாக ஆவணங்கள் தரநிலைகளுக்கு ஏற்ப ஒழுங்காக வரையப்பட்டு ஊழியர்களின் கவனத்திற்குக் கொண்டு வரப்பட வேண்டும், மேலும் துல்லியமாக உத்தரவுகளை நோக்கமாகக் கொண்டவர்கள். ஆவணங்கள் காலாவதியானவை, புழக்கத்தில் இல்லை. இந்த வழக்கில், அவை பதிவுசெய்தல் தொடர்பான சட்டமன்ற நடவடிக்கைகளுக்கு ஏற்ப வரிசைப்படுத்தப்பட்டு காப்பகத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும். இதெல்லாம் ஒரு ஆவண மேலாளரால் செய்யப்படுகிறது.

ஒரு ஆவண நிபுணரின் வேலை பொறுப்புகள் சலிப்பாகத் தோன்றலாம். ஆனால் இது முதல் பார்வையில் மட்டுமே. ஒரு ஆவண மேலாளரின் கைகளின் மூலம், குறிப்பாக நிறுவனத்தில் ஆவண மேலாண்மைக்கு அவர் மட்டுமே பொறுப்பாளராக இருந்தால், அனைத்து தகவல்களும் கடந்து செல்கின்றன, அவர் அனைத்து துறைகளின் பணியையும் கண்காணிக்க முடியும் மற்றும் நிறுவனத்தின் செயல்பாடு மற்றும் வளர்ச்சியின் வழிமுறைகளைப் புரிந்து கொள்ள முடியும்.

பெரிய நிறுவனங்களில், ஆவணங்களுடன் பணியாற்றுவதில் நிபுணர்களின் பொறுப்புகள் பொதுவாகப் பிரிக்கப்படுகின்றன: வடிவமைப்பு, பதிவு செய்தல், மின்னணு தரவுத்தளத்தில் நுழைதல், செயல்படுத்தல் கட்டுப்பாடு, சேமிப்பு ஆகியவை வெவ்வேறு நபர்களால் மற்றும் முழுத் துறைகளாலும் மேற்கொள்ளப்படுகின்றன.

ஒரு ஆவண மேலாளர் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியது என்ன

தகவல்களை சுருக்கமாகவும், தெளிவாகவும், தெளிவாகவும் முன்வைக்கும் ஆவணங்களை சரியாக வரைய, ஒரு நிபுணர் அனைத்து வகையான ஆவணங்களையும் தொகுக்கும் நோக்கத்தையும் வடிவங்களையும் அறிந்திருக்க வேண்டும். சட்டப்பூர்வமாக பிணைக்கும் ஆவணம் எப்படி இருக்கும் என்பதை அறிய, அது சட்டத்தின் அடிப்படைகளை வைத்திருக்க வேண்டும்.

இன்று பெரும்பாலான ஆவணங்கள் மின்னணு ஊடகங்களில் சேமிக்கப்பட்டுள்ளதால், கணினி தகவல் பரிமாற்றம் தேவைப்படுவதால், ஆவண மேலாண்மை நிபுணர் மென்பொருளைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். அவர் மின்னணு தரவுத்தளங்களை உருவாக்க வேண்டும் மற்றும் ஆவணங்களை உருவாக்குதல், சேமித்தல் மற்றும் பரிமாற்றம் செய்வதற்கான தானியங்கி அமைப்புகளுக்கு சேவை செய்யும் நபர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள முடியும்.

ஆவணங்களை காப்பகத்தில் சேமிக்க, ஒரு நிபுணர் சில விதிகள் மற்றும் விவரக்குறிப்புகளை அறிந்திருக்க வேண்டும். ஆவணங்களின் நோக்கம் மற்றும் அவற்றின் ரகசியத்தன்மை, விதிமுறைகள், சேமிப்பக நிலைமைகள் - இந்த அளவுகோல்களின்படி, நீங்கள் ஆவணங்களை காப்பகத்தில் வரிசைப்படுத்த வேண்டும், பின்னர் ஒரு பயனுள்ள தேடல் அமைப்பை உருவாக்க வேண்டும்.

ஆவணப் பொறுப்புகள்

ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவண மேலாளரின் வேலை பொறுப்புகள் அடங்கும்

- ஆவணங்களை தயாரித்தல், கணக்கியல், சேமித்தல் மற்றும் கட்டுப்பாடு;

- பணிப்பாய்வு முறையானது மற்றும் ஆவணங்களின் இயக்கத்தை உறுதி செய்தல்;

- நிறுவனத்திற்குள் உகந்த ஆவண ஓட்டத்தின் அமைப்பு;

- ஆவணப்படுத்தல் வகைப்படுத்திகளின் சேமிப்பு மற்றும் மேம்பாட்டு அமைப்பு;

- வரிசைப்படுத்துதல், மதிப்பை ஆய்வு செய்தல் மற்றும் காலாவதியான செல்லுபடியாகும் ஆவணங்களின் காப்பகத்திற்கு மாற்றுவது;

- உள்வரும் ஆவணங்களை ஒழுங்குபடுத்துதல்;

- நிலையான படிவங்கள் மற்றும் ஆவணங்களின் தாள்களின் வளர்ச்சி;

- பதிவு எண்கள் மற்றும் குறியீடுகள் மற்றும் மின்னணு சேமிப்பக முகவரிகளை உருவாக்குவதன் மூலம் ஆவண தளங்களை உருவாக்குதல்;

- கூட்டங்கள், பேச்சுவார்த்தைகள் மற்றும் கூட்டங்களுக்கு தேவையான பொருட்களை தயாரித்தல்.

முன்னணி ஆவண மேலாளர் உத்தியோகபூர்வ கடமைகளைச் செய்கிறார், உண்மையில், அதேதான், ஆனால் அதிக பொறுப்பைக் கொண்டு, மேலும் கீழ்நிலை ஊழியர்களுக்கு பணிகளை வழங்குகிறது.

ஒரு கல்வி நிறுவனத்தில் ஆவண மேலாளரின் வேலை பொறுப்புகள்

ஒரு கல்வி நிறுவனத்தில் ஒரு ஆவண மேலாளர், மற்ற சட்டமன்றச் செயல்களில், ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் சட்டம் “கல்வியில்” தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். மழலையர் பள்ளி மற்றும் பள்ளிகளில் வரையறுக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் இருப்பதால், ஒரு ஆவண மேலாளர் ஒரு செயலாளர், ஒரு எழுத்தர் மற்றும் ஒரு பணியாளர் பணியாளரின் கடமைகளை ஒருங்கிணைக்கிறார், கல்வி நிறுவனங்களில் ஆவணங்களுடன் பணியாற்றுவதற்கான முறையான பரிந்துரைகளால் வழிநடத்தப்படுகிறார் (ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் கல்வி அமைச்சின் கடிதம் 02.12.2000 எண் 03-51 / 64).

ஒரு மழலையர் பள்ளியில் ஒரு ஆவண மேலாளரின் கடமைகள், மற்றவற்றுடன், ஊழியர்களுடன் வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தங்களைத் தயாரித்தல் மற்றும் தனிப்பட்ட கோப்புகளை நிறைவேற்றுவது மற்றும் குழந்தைகள் புத்தகத்தை வைத்திருத்தல் ஆகியவை அடங்கும். அவர் ஒரு இராணுவ பதிவு மேசையுடன் பணிபுரிகிறார் மற்றும் நிறுவனத்தில் இராணுவ பொறுப்புள்ள ஊழியர்கள் இருந்தால் பொருத்தமான ஆவணங்களை பராமரிக்கிறார்.

ஆவண மேலாளர் பாடசாலையின் உத்தியோகபூர்வ கடமைகளை நிறைவேற்றுவதன் மூலம் குழுவினரின் இயக்கம் மற்றும் தனிப்பட்ட கோப்புகளை நிரப்புதல், மாணவர்களின் அகரவரிசை புத்தகத்தை வைத்திருத்தல் மற்றும் பள்ளி ஊழியர்களின் பள்ளி வேலைகளின் நேரத்தை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வது, மாணவர்களின் தனிப்பட்ட கோப்புகளை காப்பகத்திற்கு மாற்றுவதை செயலாக்குதல் மற்றும் செயலாக்குதல்.

உயர் கல்வி நிறுவனங்கள் கல்வி நடவடிக்கைகளை மட்டுமல்ல, விஞ்ஞான நிறுவனங்களையும் நடத்துகின்றன.

ஒரு பல்கலைக்கழகத்தில் ஒரு ஆவண மேலாளரின் கடமைகள் ஒரு நிபுணரை குறைந்தபட்சம் ஒரு குறிப்பிட்ட ஆசிரியரின் சுயவிவரத்தைப் புரிந்துகொள்ளச் செய்கின்றன, ஏனென்றால் அவர் கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்களுக்கான ஆவணங்களைத் தயாரிக்க வேண்டும் மற்றும் டீன் சார்பாக அவர்களின் நிமிடங்கள் மற்றும் தொலைபேசி உரையாடல்களை வைத்திருக்க வேண்டும்.

ஆவண மேலாண்மை நிபுணரின் தனிப்பட்ட குணங்கள்

ஆவணங்களுடன் பணியாற்றுவதில் ஒரு நிபுணரின் மிக முக்கியமான தரம் கவனிப்பு. வணிக ஆவணங்களுடன் பணிபுரியத் தேவையான தனிப்பட்ட குணங்களின் பட்டியலை துல்லியம், புத்திசாலித்தனம் மற்றும் பொறுப்பு ஆகியவை பூர்த்தி செய்கின்றன. தரவுகளில் உள்ள பிழைகள், சட்டத்தை மீறுதல், ஆவணங்களை இழப்பது ஒரு ஒப்பந்தம் அல்லது பணியாளர்கள் தணிக்கை முடிக்கும்போது நிறுவனத்திற்கு நிறைய செலவாகும்.

ஒரு ஆவண மேலாளர் பணிபுரியும் தகவல்களின் தொகுதிகளுக்கு நல்ல நினைவகம் தேவைப்படுகிறது.

எந்தவொரு துறையிலும் பணியாற்ற, ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் போது, ​​மற்றும் பணியாளர்கள் மேலாண்மைத் துறையில் - மற்றும் நிறுவன திறன்கள், மற்றும் படைப்பாற்றல் மற்றும் தகவல் தொடர்பு திறன் ஆகியவற்றில் அவருக்கு விடாமுயற்சி மற்றும் கல்வியறிவு தேவை.

உகந்த பணிப்பாய்வு மற்றும் வகைப்படுத்தியை ஒழுங்கமைக்க ஆவண மேலாளருக்கு சரியான குறிக்கோள்களை அமைத்தல் மற்றும் நிறுவனத்தின் கட்டமைப்போடு பணிபுரிதல், தொழில் முனைவோர் குணங்கள் என்று அழைக்கப்படுவது அவசியம்.

பெரும்பாலும் சிறிய நிறுவனங்களில் ஆவண மேலாளர் தனியாக வேலை செய்கிறார். சுய அமைப்பு, ஒழுக்கம் மற்றும் சுய கட்டுப்பாடு ஆகியவை பயனுள்ள வேலையை ஒழுங்கமைக்க உதவுகின்றன.

ஆவணங்கள் தேவைகள்

ஆவண நிர்வாகத்திற்கான ஒரு திட ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பிற்கு பயிற்சி தேவை. எனவே, பணியமர்த்தும்போது, ​​ஒரு உயர் கல்வி நிறுவனத்தின் டிப்ளோமா அல்லது “ஆவணப்படுத்தல்”, “ஒரு நிறுவனத்தின் ஆவணப்படுத்தல் ஆதரவு” ஆகிய சிறப்புகளில் இரண்டாம் நிலை சிறப்பு கல்வி நிறுவனம் தேவைப்படுகிறது. தொடர்புடைய சிறப்புகளும் உள்ளன: “நீதித்துறையில் ஆவணப்படுத்தல் ஆதரவு” அல்லது “ஒரு நிறுவனத்தின் தகவல் ஆதரவு”.

சட்டமன்ற மற்றும் துணை சட்டங்கள், பணிப்பாய்வு தொடர்பான உயர் அமைப்புகளின் நிர்வாக, நெறிமுறை மற்றும் வழிகாட்டுதல் ஆவணங்கள் ஒரு ஆவண மேலாளர் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய ஆவணங்களுக்கான பொதுவான தேவைகள். வேலை பொறுப்புகளுக்கு அறிவு, அல்லது குறைந்தபட்சம் அவற்றின் அடிப்படைகள், பகுப்பாய்வு முறைகள், ஆராய்ச்சி, வடிவமைப்பு, செயல்படுத்தல் மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் அமைப்புகளின் மேம்பாடு, தானியங்கி கட்டுப்பாட்டு அமைப்புகளின் வடிவமைப்பு மற்றும் செயல்பாடுகள் குறித்து தேவை; காப்பகப்படுத்தல் மற்றும் அடிப்படை நிரலாக்க அமைப்பு.

ஆவண மேலாளரின் தொழிலின் நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள்

ஆவண மேலாளரின் தொழில் உலகளாவியது. டிப்ளோமா மற்றும் சிறப்பு அறிவு ஆகியவை பட்டதாரி எந்த அமைப்பிலும் பணியாற்ற அனுமதிக்கின்றன, ஏனென்றால் பணிப்பாய்வு எல்லா இடங்களிலும் உள்ளது. இது தொழிலின் முக்கிய நன்மை.

இரண்டாவது நன்மை ஒரு நிர்வாகி, காப்பகவாதி, எழுத்தர், உதவி செயலாளர், அலுவலக மேலாளர், உதவி மேலாளர் மற்றும் ஒரு ஆவண மேலாளராக பணியாற்றுவதற்கான வாய்ப்பாக கருதப்படுகிறது.

மூன்றாவது பிளஸ் என்னவென்றால், வழக்கமான வேலைகள் இருந்தபோதிலும், ஆவண மேலாளர் நிறுவனத்தில் தகவல் பாய்ச்சல்களின் மையத்தில் இருக்கிறார் மற்றும் அதன் அனைத்து ரகசியங்களையும் வைத்திருக்கிறார். சில நேரங்களில், மூத்த நிர்வாகத்திற்கு கூடுதலாக, அவர் இந்த ரகசியங்களின் உரிமையாளர் மட்டுமே.

பணி அனுபவம் மற்றும் தொழில் முனைவோர் ஆவி, ஆவண மேலாளர் விரும்பினால், தகவல் சேவைகளை வழங்குவதற்காக தனது சொந்த வணிகத்தை ஒழுங்கமைக்க அனுமதிக்கிறது.

நிறுவனத்தின் சுயவிவரம் மற்றும் கடுமையான பணி அட்டவணையைப் பொருட்படுத்தாமல், நல்ல நிலையில் அலுவலகத்தில் வேலை செய்வது தொழிலின் நன்மைகள்.

ஆவணத் தொழிலின் தீமைகள் சீரான தன்மை மற்றும், மிக முக்கியமாக, ஒரு பெரிய பொறுப்பு.

ஆவண மேலாளர் எங்கே பணியாற்ற முடியும்?

தங்கள் சுயவிவரத்தில் கல்வியைப் பெற்ற ஆவண மேலாளர்கள் அனைத்து வகையான ஆவணங்களுடனும் (கணக்கியல், பணியாளர்கள், அறிவியல் மற்றும் தொழில்நுட்பம்) பணியாற்ற முடியும் என்பதால், அவர்கள் பல்வேறு நிறுவனங்களில் தேவைப்படலாம்:

- உள்ளூர் மற்றும் மாநில அதிகாரிகளில்;

- துறை நிர்வாக அமைப்புகளில்;

- பொறியியல் மற்றும் வடிவமைப்பு, ஆராய்ச்சி நிறுவனங்கள், உடல்நலம், காப்பகம், நூலகம் மற்றும் அருங்காட்சியகம், சட்ட அமலாக்க கட்டமைப்புகள் ஆகியவற்றின் காப்பகம் மற்றும் ஆவண சேவைகளில்;

- நிர்வாக சேவைகள் மற்றும் வணிக கட்டமைப்புகளின் துறைகளில்: காகிதப்பணி, அலுவலக மேலாண்மை, பணியாளர்கள் மேலாண்மை;

- தகவல் அமைப்புகள், ஆவணப்படுத்தல் ஆலோசனை, தகவல் பாதுகாப்பு தணிக்கை ஆகியவற்றை வளர்ப்பதற்கான வணிகத்தில்.

ஒரு ஆவண மேலாளரின் தொழில் வளர்ச்சி வேலை செய்யும் இடத்தைப் பொறுத்தது. பெரிய கட்டமைப்புகளில், அவர் விவகாரங்களின் மேலாளராக, சிறியதாக - உதவி மேலாளருக்கு உயர முடியும். ஒரு ஆவண மேலாண்மை வாழ்க்கையின் உச்சம் அரசாங்கத்திற்கும் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தலைவருக்கும் ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதாகக் கருதலாம்.