அலுவலக மேலாளர் - அது யார்? அலுவலக மேலாளரின் கடமைகள்

"பிளாங்க்டன்", "மேலாளர்கள்" - இந்த பக்கச்சார்பற்ற வரையறைகள் அனைத்தும் அலுவலக ஊழியர்களின் வேலை தொடர்பானது. ஆனால் அத்தகைய வேலை அவ்வளவு பயனற்றதா? அலுவலக மேலாளர் - அது யார்? அவரது பொறுப்புகள் என்ன?

அலுவலக மேலாளர் - அது யார்?

அலுவலக மேலாளரின் தொழில் பெரும்பாலும் செயலாளரின் தொழிலுடன் குழப்பமடைகிறது. ஆனால் இந்த சிறப்புகளுக்கு இடையில் இன்னும் வித்தியாசம் உள்ளது. எனவே, அலுவலக மேலாளர் - அது யார்?

இந்த பகுதியின் மேலாளர் அலுவலக மேலாளர் அல்லது நிர்வாகி. இது அலுவலக வேலைகளை ஒழுங்குபடுத்துகிறது, ஊழியர்கள் மற்றும் மேலதிகாரிகள், வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் பணியாளர்கள் போன்றவற்றுக்கு இடையேயான ஒரு முக்கியமான தகவல் இணைப்பாக இருப்பது.

ஒரு நிறுவனத்தின் செயல்பாடு எவ்வளவு சுறுசுறுப்பாக இருக்கிறதோ, அன்றாட சிறிய நிறுவன விஷயங்கள் மற்றும் ஆவணங்களுடன் அதிக சிக்கல்கள் உள்ளன. அவை செயல்படுத்தப்பட்டு அலுவலக மேலாளரை வழங்குகிறது.

தற்போதைய அனைத்து ஆவணங்களும், அவரின் மேலதிகாரிகளின் உத்தரவுகளும் முறையாக செயல்படுத்தப்படுவதை அவர் உறுதிசெய்கிறார். அதே நேரத்தில், நிர்வாக உத்தரவுகளை நிறுவனத்தின் ஊழியர்களுக்கு சரியான நேரத்தில் தெரிவிக்க வேண்டும், பார்வையாளர்களிடமிருந்து வரும் அனைத்து புகார்களும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டும், ஊழியர்களின் திட்டங்களை அதிகாரிகளுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும்.

இதனால், அலுவலக வேலைகளும், நிறுவனத்தில் தகவல்தொடர்புகளும் ஓரளவு அலுவலக மேலாளர்களின் தோள்களில் விழுகின்றன.

வேலை செய்யும் இடம் மற்றும் சம்பளம்

அலுவலகம், மேலாளர் மற்றும் குறைந்தது ஒரு சில ஊழியர்களைக் கொண்ட எந்த நிறுவனத்திலும் அலுவலக மேலாளர் தேவை. சிறிய நிறுவனங்களில், அத்தகைய நிபுணரின் பொறுப்புகளின் பட்டியல் ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில் இருப்பதை விட மிகச் சிறியது. ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில் பல அலுவலக மேலாளர்கள் இருக்கலாம், அவர்கள் ஒவ்வொருவரும் அவரவர் துறைக்கு நியமிக்கப்படுகிறார்கள்.

அத்தகைய நிபுணர்களுக்கான தேவை மிகவும் அதிகமாக உள்ளது, மேலும், அது தொடர்ந்து வளரும். ஆனால் நடைமுறையில் தொழில் வாய்ப்புகள் எதுவும் இல்லை. குறிப்பாக, அலுவலக நிர்வாகத்திற்கு கூடுதலாக, ஒரு நபர் இனி எந்தத் தொழிலையும் கொண்டிருக்கவில்லை.

கடமைகள் மிகவும் சிக்கலானவை அல்ல என்ற காரணத்தால், ஒரு வேலைக்கான போட்டி, குறைந்தபட்சம் ரஷ்யாவில், மிக அதிகமாக உள்ளது - ஒரு காலியிடத்திற்கு 6 பேர். அதே நேரத்தில், மூலதன தரத்தால் சம்பளம் குறைவாக உள்ளது - 27 ஆயிரம் ரூபிள்.

கலாச்சார தலைநகரில் - செயின்ட் பீட்டர்ஸ்பர்க் - அத்தகைய தொழிலாளர்களின் சம்பளம் சுமார் 5-7 ஆயிரம் குறைவாக உள்ளது, மற்றும் போட்டி பல மடங்கு அதிகமாகும். நாட்டின் சுற்றளவுக்கு எவ்வளவு தூரம், குறைந்த சம்பளம் மற்றும் பதவிக்கு அதிக விண்ணப்பதாரர்கள்.

தேவையான தனிப்பட்ட குணங்கள்

அலுவலக மேலாளரால் பெறப்பட்ட உத்தரவுகள், ஒரு விதியாக, அவசர மற்றும் உடனடி மரணதண்டனை தேவை. எனவே, விண்ணப்பதாரர் தேவை, முதலில், விடாமுயற்சி, விரைவு மற்றும் நேரமின்மை. நல்ல நினைவாற்றல் மற்றும் செறிவு ஆகியவை முக்கியம்.

இந்த பதவியை வகிக்கும் நபர் நட்பாகவும் நேசமானவராகவும் இருக்க வேண்டும், ஏனென்றால் சில சூழ்நிலைகளில் அவர் வாடிக்கையாளர்களுக்கு முன்னால் நிறுவனத்தின் பிரதிநிதியாக செயல்படுகிறார்.

அலுவலக மேலாளர் ஒரு திறமையான மற்றும் தர்க்கரீதியாக கட்டமைக்கப்பட்ட பேச்சையும், அதே போல் முதன்மை வணிக நெறிமுறைகளையும் கொண்டிருக்க வேண்டும், ஏனெனில் அவர் பெரும்பாலும் வணிக பேச்சுவார்த்தைகள் மற்றும் கார்ப்பரேட் கூட்டங்களை ஏற்பாடு செய்வதில் ஈடுபட்டுள்ளார்.

ஒரு நல்ல எலக்ட்ரீஷியனின் தொலைபேசி எண் அல்லது மதிய உணவு விநியோக சேவை போன்ற பயனுள்ள அறிவும் பாதிக்கப்படாது. உண்மையில், பல நிறுவனங்களில் அலுவலகத்தில் உள்ள ஒழுங்கு, அத்துடன் ஊழியர்களின் திருப்தி ஆகியவை மேலாளரால் கட்டுப்படுத்தப்படுகின்றன.

அத்தியாவசிய அலுவலக மேலாளர் திறன்கள்

1. அத்தகைய பணியாளருக்கு முதல் தேவை பிசி மற்றும் இணையத்தைப் பற்றிய நல்ல அறிவு. வேர்ட் மற்றும் எக்செல் தவிர, விண்ணப்பதாரர் ஃபோட்டோஷாப் அல்லது ஆஃபீஸ் பிக்கர் மேலாளரை வைத்திருப்பார் என்றால், அவரை பணியமர்த்த இது மற்றொரு காரணம், வேறு யாரோ அல்ல.
2. அதிக அச்சு வேகம். நூல்களை விரைவாக தட்டச்சு செய்யும் திறன் அலுவலக மேலாளருக்கு மிக முக்கியமான ஒன்றாகும்.
3. ஒரு நபர் ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில் வேலை பெற்றால் முந்தைய வேலைகளில் பெறப்பட்ட நிர்வாக நிர்வாகத்தில் திறன்கள் தேவை.
4. காகித வேலைகள். இந்த வகை நிபுணர்களின் முக்கிய பொறுப்புகளில் ஆவணம் ஒன்றாகும், எனவே அடிப்படை அறிவு இன்றியமையாதது.
5. அலுவலக உபகரணங்களின் நம்பிக்கையான பயன்பாடு. தொலைநகல்கள், அச்சுப்பொறிகள், ஸ்கேனர்கள் - இவை அனைத்தும் அலுவலக மேலாளரின் திறமையில் இருக்க வேண்டும்.
6. திறமையான மற்றும் இராஜதந்திர தகவல்தொடர்பு திறன்கள். அலுவலக மேலாளர் திறமையாக தொடர்புகொள்வது மட்டுமல்லாமல், தேவைப்பட்டால், மோதல் சூழ்நிலைகளையும் தீர்க்க முடியும்.
7. வெளிநாட்டு மொழியில் தேர்ச்சி. பெரிய சர்வதேச நிறுவனங்களில், அலுவலக மேலாளர் குறைந்தபட்சம் அடிப்படை ஆங்கிலத்தில் சரளமாக இருக்க வேண்டும்.

வேலை விளக்கத்தின் பொதுவான விதிகள்

அலுவலக மேலாளரின் பதவிக்கு நிறுவனத்தின் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி ஒப்புதல் அளிக்கிறார். வெவ்வேறு நிறுவனங்களில், இது சில விஷயங்களில் வேறுபடலாம், ஆனால் பொதுவாக அதன் முக்கிய விதிகள் மாறாது. வேலை ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுவதற்கு முன்பு பணி அறிவுறுத்தலுடன் உங்களைப் பழக்கப்படுத்திக்கொள்ள வேண்டியது அவசியம், எனவே சில கடமைகளை நிறைவேற்றுவது உங்கள் திட்டங்களின் ஒரு பகுதியாக இல்லை என்று பின்னர் புகார் செய்யக்கூடாது.

பொதுவான விதிகள் குறிக்கலாம்:

• அலுவலக மேலாளரை பணியமர்த்துவதற்கு யார் பொறுப்பு;
• அவரை தனது பதவியில் இருந்து விடுவிக்க உரிமை உண்டு;
• ஊழியர் யாருக்கு அறிக்கை செய்கிறார்;
• அலுவலக மேலாளருக்கு அறிக்கை அளிப்பவர்;
• அவர் இல்லாத நேரத்தில் அலுவலக மேலாளரின் கடமைகளைச் செய்கிறார்.

பொதுவாக, அலுவலக மேலாளர்கள் தலைமை நிர்வாக அதிகாரிக்கு அறிக்கை செய்கிறார்கள். அலுவலக நிர்வாகிகள் கூரியர்கள், ஓட்டுநர்கள், கிளீனர்கள் போன்றவற்றைப் புகாரளிக்கின்றனர்.

பொதுவான விதிகளில், விவரிக்கப்பட்ட பதவிக்கு எந்த அளவிலான தகுதி கொண்ட பணியாளரை ஏற்றுக்கொள்ள முடியும் என்பதைக் குறிப்பிடலாம்.

நேரடி கடமைகள்

அறிவுறுத்தல்களில் அடுத்த பத்தி அலுவலக மேலாளரின் கடமைகளை அமைக்கிறது.

வேலை காலியிடங்களுக்கான விண்ணப்பங்களை, பெரும்பாலும் விண்ணப்பதாரர்கள் முந்தைய அலுவலக வேலையில் என்ன பொறுப்புகளைச் செய்தார்கள் என்பதை ஒரு தனி நெடுவரிசையில் எழுதுகிறார்கள். எனவே விண்ணப்பதாரரின் திறன்களைப் பற்றி முதலாளி கூடுதல் தகவல்களைப் பெறுகிறார்.

அலுவலக மேலாளரின் நேரடி பொறுப்புகள் என்னென்ன பொருட்கள்?

1. தொலைபேசி அழைப்புகளை மேற்பார்வை செய்தல். பணியாளர் உள்வரும் அழைப்புகளுக்கு பதிலளிக்க வேண்டும், அவரின் திறனுக்கு ஏற்றவாறு, எதிரிகளிடமிருந்து வரும் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க வேண்டும், மேலும் அவர்கள் அனுப்புமாறு கேட்ட தகவல்களைப் பற்றியும் தனது மேலதிகாரிகளுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும்.
2. ஆவணங்களின் காலம். ஆவணங்களின் சேமிப்பு மற்றும் கணக்கியல், கடிதக் கட்டுப்பாடு, உத்தரவுகளை நிறைவேற்றுவது போன்றவை. - இவை அலுவலக மேலாளரின் நேரடி பொறுப்புகள்.
3. ஆவணங்களின் இனப்பெருக்கம். முதலாளியின் சிறப்பு அறிவுறுத்தலின் பேரில், பணியாளர் பணியை நகலெடுப்பது மற்றும் நகலெடுப்பதை செய்கிறார்.
4. கடிதங்கள், கோரிக்கைகள் - அதாவது. உடனடி மேற்பார்வையாளரின் வேண்டுகோளின்படி கூட்டாளர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது சப்ளையர்களுடன் கடித தொடர்பு.

அலுவலக மேலாளரின் கடமைகளில் குறைந்தது ஆறு வகையான வேலைகள் இருக்கலாம். ஆனால் ஒவ்வொரு நிறுவனத்திலும், இந்த பிரிவில் உள்ள நிபுணர்களின் சுமை தனித்தனியாக தீர்மானிக்கப்படுகிறது.

அலுவலக மேலாளர் உரிமைகள்

அலுவலக மேலாளரின் எந்தவொரு அறிவுறுத்தலும் கடமைகள் மட்டுமல்ல, உரிமைகளும் அடங்கும்.

1. முழுமையான தகவல்களை வழங்க. சில பணிகளைச் செய்ய, தனக்குத் தேவையான ரகசியம் உள்ளிட்ட தகவல்களை வழங்குமாறு கோருவதற்கு அலுவலக மேலாளருக்கு உரிமை உண்டு.
2. ஒலி பகுத்தறிவு திட்டங்கள். அலுவலகப் பணிகளை ஒழுங்கமைக்க, பொது இயக்குநரின் புதுமைகள் அல்லது கூடுதல் ஆர்டர்கள் அவசியம் என்றால், அவற்றை அறிமுகப்படுத்த மேலாளருக்கு உரிமை உண்டு.
3. சரியான வேலை நிலைமைகள் தேவை. தேவையான நிபந்தனைகள் இல்லாததால் உத்தியோகபூர்வ கடமைகளைச் செய்ய முடியாவிட்டால், அலுவலக மேலாளர் அவற்றை உருவாக்க வேண்டும்.
4. திறமைக்குள் செயல்படுங்கள். வேலை விளக்கத்தைப் படித்த பின்னர், முடிவெடுப்பதற்கும் உத்தரவுகளை வழங்குவதற்கும் பணியாளருக்கு உரிமை உண்டு, ஆனால் அவரது திறனின் கட்டமைப்பிற்குள் மட்டுமே.

இது ஒரு அலுவலக மேலாளரின் உரிமைகளுக்கான தோராயமான வழிகாட்டியாகும். நிறுவனத்தின் பிரத்தியேகங்களைப் பொறுத்து அவை கூடுதலாக அல்லது குறைக்கப்படலாம்.

ஒரு பொறுப்பு

அலுவலக மேலாளர் என்பது ஒரு தொழிலாகும், இது சில பொறுப்புகளையும் உள்ளடக்கியது. விதிகளை மீறுவதற்கான அதன் நோக்கம் மற்றும் தண்டனை ஒவ்வொரு முதலாளியும் தனித்தனியாக தீர்மானிக்கப்படுகிறது. வேலை விளக்கங்களில் எந்த பொறுப்பு வகிக்கப்படுகிறது என்பதற்கான பொதுவான புள்ளிகள் இதுபோன்றவை.

1. அவர்களின் கடமைகளில் அலட்சிய மனப்பான்மைக்காக. உத்தரவுகளை சரியான நேரத்தில் நிறைவேற்றுவது மற்றும் வேறு எந்த அலட்சியமும் ஊழியரின் தவறு, அதற்கு பதிலளிக்க வேண்டியது அவசியம்.
2. ரகசிய தகவல்களை வெளியிடுவதற்கு. வேலை ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் வேலை விளக்கங்களில், தகவலின் ரகசியத்தன்மை குறித்த உட்பிரிவுகளை நீங்கள் கவனமாக படிக்க வேண்டும். அவள் வெளிப்படுத்தியதற்காக, பெரும்பாலும் நீங்கள் உங்கள் வேலையை இழக்க நேரிடும்.
3. திறனை மீறியதற்காக. ஊழியரின் திறனின் எல்லைக்கு அப்பாற்பட்ட நடவடிக்கைகள் அனுமதிக்கப்படாது.
4. பணி அட்டவணையை மீறியதற்காக. பணி அட்டவணையை மீறுதல், தீ பாதுகாப்பு விதிகள் அல்லது பாதுகாப்பு முன்னெச்சரிக்கைகள் ஆகியவை பணியாளரின் பொறுப்பாகும்.

தொழிலின் நன்மை தீமைகள்

இந்த தொழில் பலரைப் போலவே பல நன்மைகளையும் தீமைகளையும் கொண்டுள்ளது. எனவே, அலுவலக மேலாளரில் பணியாற்றுவதன் நன்மைகள் என்ன?

இந்த முன்னணியில் பணிபுரியும் தொழிலாளர்களின் பதில்கள், முதலில், இந்தத் தொழிலுக்கான அதிக கோரிக்கையுடன் தொடர்புடையவை: இந்தத் துறையில் சில அனுபவங்களைப் பெற்ற பிறகு, சிறந்த ஊதியம் பெறுவது கடினம் அல்ல. வேலை செயல்பாட்டில் பெறப்பட்ட அந்த நிர்வாக திறன்கள் அன்றாட வாழ்க்கையில் பொருத்தமானவை. கூடுதலாக, அலுவலக மேலாளராக பணியாற்றுவது உங்கள் தகவல்தொடர்பு திறனை வளர்க்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.

கழித்தல் மத்தியில் ஊழியர்கள் அனுபவிக்கும் உளவியல் சுமை அதிகரித்துள்ளது, ஏனென்றால் ஒரு வேலை நாளில் நீங்கள் பலவிதமான சிக்கல்களை தீர்க்க வேண்டும். கூடுதலாக, மேலாளர்கள், நேரடி கடமைகளுக்கு கூடுதலாக, பெரும்பாலும் அலுவலக மேலாளர்களை தனிப்பட்ட கோரிக்கைகள் மற்றும் கூடுதல் அறிவுறுத்தல்களுடன் ஏற்றுவர்.

தொழிலை எங்கே படிக்க வேண்டும்?

இது யார் அலுவலக மேலாளர் என்பது மேலே இருந்து தெளிவாகிறது. இருப்பினும், இந்தத் தொழிலை ஒருவர் எங்கே கற்றுக்கொள்ள முடியும்?

எந்தவொரு பல்கலைக்கழகத்திலும் அலுவலக மேலாளர்களை தயார்படுத்தும் சிறப்பு ஆசிரியர்கள் யாரும் இல்லை. ஆனால் பெரும்பாலும் மேலாளர் உயர் கல்வி பெற்ற ஒருவர் இந்த பதவியை வகிக்க விரும்புகிறார். இது என்ன வகையான கல்வி என்பது எப்போதும் முக்கியமல்ல - முக்கிய விஷயம் என்னவென்றால், விண்ணப்பதாரர் பல்கலைக்கழகத்தின் பட்டதாரி. மாகாண நகரங்களில், 9 வகுப்பு கல்விக்குப் பிறகும் இந்த நிலைப்பாட்டை எடுக்க முடியும். ஒவ்வொரு நிறுவனமும் தனியாக எந்த அலுவலக மேலாளர் தேவை என்பதை தீர்மானிக்கிறது.

எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, வேட்பாளரின் பிற குணாதிசயங்களில் முதலாளி ஆர்வமாக இருப்பார்:

• அவர் இதற்கு முன்னர் இந்தத் துறையில் பணியாற்றியாரா என்பதையும்;
• கணினியில் எவ்வளவு தேர்ச்சி பெற்றவர்;
• காகிதப்பணி தெரியுமா;
• அவர் மொழிகள் போன்றவற்றைப் பேசுகிறாரா?

ஒரு நபரின் தகவல்தொடர்பு திறன்களை நீங்கள் தள்ளுபடி செய்ய முடியாது. இந்த குறிகாட்டிகளின்படி எல்லாம் ஒழுங்காக இருந்தால், வேலை கிடைப்பதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகரிக்கும்.