செயலாளர் செயல்பாடுகளைக் கொண்ட அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கம்: அம்சங்கள் மற்றும் தேவைகள்

நிறுவனத்தின் தலைவர் மற்றும் அதன் ஊழியர்கள் உட்பட ஒரு சிறிய ஊழியர்களுடன் கூட, ஒரு பொறுப்பான பணியாளர் தேவை, யார் ஒழுங்கமைக்கும் சக்தியாக இருப்பார்கள், பணி செயல்முறையை வழிநடத்தவும் கட்டுப்படுத்தவும் முடியும் - இந்த யோசனை அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கத்தின் உரையை தீர்மானிக்கிறது.

அத்தகைய நிலைக்கு விண்ணப்பதாரருக்கு குறிப்பிட்ட திறன்கள் மற்றும் பொருத்தமான கல்வி, அத்துடன் மக்களுடன் தொடர்பு கொள்ளும் திறன் ஆகியவை தேவை. இருப்பினும், இந்த தேவைகளின் பட்டியல் மட்டுப்படுத்தப்படவில்லை.

வேலை விவரம்

ஏற்கனவே ஒரு பதவிக்கு விண்ணப்பிக்கும் கட்டத்தில், ஒரு வேட்பாளர் ஒரு நிறுவனத்தில் தனது உரிமைகள், கடமைகள் மற்றும் பொறுப்பின் பகுதியைக் கட்டுப்படுத்தும் ஒரு நெறிமுறைச் செயலைப் பற்றி அறிந்து கொள்ள முடியும். அத்தகைய ஆவணம் வேலை விளக்கம் என்று அழைக்கப்படுகிறது. இது ஐந்து முக்கிய பிரிவுகளைக் கொண்டுள்ளது:

1. பொதுவான விதிகள் அவை எல்லா நிறுவன தகவல்களையும் கொண்டிருக்கின்றன: நிறுவனத்தின் பெயர், வைத்திருக்கும் நிலை மற்றும் அது சார்ந்த கட்டமைப்பு அலகு. அடிபணிதல், ஒரு பதவியை நிரப்புவதற்கான நடைமுறை மற்றும் பதவி நீக்கம் மற்றும் கல்வி மற்றும் தகுதி தேவைகளையும் இது குறிக்கிறது.
2. கடமைகள். இந்த பிரிவு ஊழியரின் பொறுப்புகளையும், அவற்றை எவ்வாறு செயல்படுத்துவது என்பதையும் பட்டியலிடுகிறது.
3. பணியாளரின் உரிமைகள், அதாவது கடமைகளின் திறமையான செயல்திறனுக்கு பங்களிக்கும் அனைத்து கூடுதல் அம்சங்களும்.
4. ஒரு பொறுப்பு. இந்த பிரிவுக்கு இணங்க, உழைப்பு, பதவி உயர்வு அல்லது அபராதம் ஆகியவற்றின் தரத்தை மதிப்பீடு செய்வதை நிர்வாகம் தீர்மானிக்கிறது.
5. உறவு. இந்த பிரிவு தனது செயல்பாடுகளைச் செயல்படுத்தும் பணியில் பணியாளரிடமிருந்து எழக்கூடிய வெளி மற்றும் உள் அலகுகளுடனான அனைத்து தகவல்தொடர்புகளையும் நிர்வகிக்கிறது.

வேலை விளக்கங்களை எழுதுவதற்கான கோட்பாடுகள்

அத்தகைய ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதற்கான நெறிமுறை அடிப்படையானது மேலாளர்கள், வல்லுநர்கள் மற்றும் பிற ஊழியர்களின் பதவிகளின் தகுதி அடைவு (1998) ஆகும். அதன் வளர்ச்சியின் போது, ​​பணியாளர் தனது கடமைகளை நிறைவேற்றுவதற்கான நிலை மற்றும் நிபந்தனைகளின் விளக்கத்தில் கணிசமான கவனம் செலுத்தப்பட்டது. பணியின் பிரத்தியேகங்கள் ஆவணத்தின் தலைப்பில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன, எடுத்துக்காட்டாக, “செயலாளரின் வேலை விளக்கம்” (அலுவலக மேலாளர் அல்லது தலைமை கணக்காளர்).

கூடுதலாக, ஒரே பெயர்களில் இரண்டு பதிவுகள் இருந்தால், ஆனால் வெவ்வேறு பணிகளுடன், இந்த வேறுபாடுகளை பிரதிபலிக்கும் வகையில் வெவ்வேறு ஆவணங்கள் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். பணியாளர் அதிகாரியின் அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கங்கள் செயலாளருக்கான அதே ஒழுங்குமுறைச் சட்டத்திலிருந்து சில வேறுபாடுகளைக் கொண்டுள்ளன.

அலுவலக மேலாளர் தேவைகள்

ஒரு வழி அல்லது வேறு, ஒரு பதவிக்கான வேட்பாளர் மக்களை வழிநடத்த வேண்டும். இது ஒரு சிறிய நிறுவனத்தில் ஒரு ஜோடி நபர்களாகவோ அல்லது ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில் முழு நிர்வாக ஊழியர்களாகவோ இருக்கலாம். இயற்கையாகவே, விண்ணப்பதாரர் நம்பிக்கையுள்ள பிசி பயனராக இருக்க வேண்டும் மற்றும் பிற அலுவலக உபகரணங்களுடன் (ஸ்கேனர், பிரிண்டர் அல்லது தொலைநகல்) வேலை செய்ய முடியும். அலுவலக மேலாளர் பெரும்பாலும் நிறுவனத்தின் பிரதிநிதியாக இருக்கிறார், எனவே ஒரு கட்டாய பேச்சு மற்றும் வணிக கடிதங்களை எழுதும் திறன் ஒரு முன்நிபந்தனை. இதுபோன்ற நிறுவனங்கள் காகிதப்பணி மற்றும் தொழிலாளர் சட்டத்தின் அடிப்படைகளை அறிந்து கொள்ள நிறுவனங்கள் பெரும்பாலும் தேவைப்படுகின்றன. குறைந்தது ஒரு வெளிநாட்டு மொழியில் தேர்ச்சி என்பது இன்னும் விரும்பத்தக்க திறமையாகும், இருப்பினும், ஒரு பெரிய நிறுவனத்திற்கு விண்ணப்பிக்கும்போது, ​​இது ஏற்கனவே கட்டாயத் தேவைகளில் ஒன்றாகும்.

சில சந்தர்ப்பங்களில், அலுவலக மேலாளர் தனது கடமைகளை மற்ற ஊழியர்களின் செயல்பாடுகளுடன் இணைக்க வேண்டும். இது தேவையான திறன்களை அதிகரிக்க வழிவகுக்கிறது. எனவே, ஒரு கணக்காளரின் செயல்பாடுகளைக் கொண்ட அலுவலக மேலாளர் பொருத்தமான கல்வியைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் மற்றும் சிறப்புத் திட்டங்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.

முக்கிய பொறுப்புகள்

செயலாளர் செயல்பாடுகளைக் கொண்ட அலுவலக மேலாளரின் பொதுவான வேலை விவரம் பின்வரும் உருப்படிகளை உள்ளடக்கியது:

• உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அஞ்சல் செயலாக்கம்; நிறுவனத்திற்குள் அவற்றின் மறுபகிர்வு;
• ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் ஒப்பந்தங்களின் கீழ் கடமைகளை நிறைவேற்றுவதற்கான நேரத்தின் மீதான கட்டுப்பாடு;
• வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள்வரும் அழைப்புகளைப் பெறுதல்;
• கூட்டாளர் நிறுவனங்களின் வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் பிரதிநிதிகளுடன் பணிபுரிதல்;
• தேவையான எழுதுபொருட்களின் கிடைக்கும் தன்மையைக் கண்காணித்தல்;
• பணி நிலையில் அலுவலக உபகரணங்களை பராமரித்தல் மற்றும் முறிவு ஏற்பட்டால் நிபுணர்களை அழைத்தல்;
• வேலை அட்டவணையில் நேரத்தை விநியோகித்தல் (சில சந்தர்ப்பங்களில் தலைக்கு);
• தேவையான நிகழ்வுகளின் அமைப்பு (கூட்டங்கள், மாநாடுகள், வணிக பயணங்கள், கார்ப்பரேட் கட்சிகள்);
• சந்திப்பு பதிவு;
• கார்ப்பரேட் தளத்தில் புதிய உள்ளடக்கத்தை புதுப்பித்தல் மற்றும் நிரப்புதல்.

இந்த பட்டியலில் அடிப்படை தேவைகள் மட்டுமே உள்ளன. முடிக்கப்பட்ட தொழிலாளர் ஒப்பந்தத்தின் பிரத்தியேகங்களின்படி பிற பொருட்கள் சேர்க்கப்படலாம். ஒரு பணியாளர் அதிகாரியின் செயல்பாடுகளைக் கொண்ட அலுவலக மேலாளரின் வேலை விவரம், எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு பணியாளர் அனைத்து கணக்கியல் ஆவணங்களையும் சரியான நேரத்தில் வைத்து வழங்க வேண்டும் அல்லது அவர் இல்லாதிருந்தால் பணியாளர் துறையின் தலைவரை மாற்ற வேண்டும்.

கூடுதல் பொறுப்புகள்

முக்கிய செயல்பாடுகளுக்கு மேலதிகமாக, அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கத்தில் வெவ்வேறு பொறுப்புகளின் பட்டியல் உள்ளது, இது நிறுவனத்தின் திசைகளைப் பொறுத்து மாறுபடலாம். நிர்வாக அதிகாரிகளுடன் பணியாற்ற ஒரு அலுவலக மேலாளர் தேவைப்படலாம், அதாவது, வர்த்தகத்தை நடத்த அனுமதி பெறுதல், ஒரு நிறுவனத்தின் கிளை அல்லது துணை நிறுவனம் போன்றவற்றைத் திறக்க.

மிக முக்கியமான பணிகளில் ஒன்று, அதன் இயக்குனர் இல்லாத நிலையில் நிறுவனத்தின் உண்மையான மேலாண்மை. நிச்சயமாக, ஊழியர் தன்னை நம்புவதற்கு ஒரு பொறுப்பான மற்றும் நம்பகமான நபராக தன்னை நிலைநிறுத்திக் கொண்டால் மட்டுமே இது சாத்தியமாகும். கூடுதலாக, அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கத்தில் பெரும்பாலும் வழக்கறிஞரின் பொது அதிகாரத்தை வரைய வேண்டிய அவசியம் குறித்த ஒரு பிரிவு உள்ளது. அத்தகைய ஆவணம் தேவைப்படலாம், எடுத்துக்காட்டாக, அதிக முக்கியத்துவம் வாய்ந்த அஞ்சல் உருப்படிகளைப் பெற.

முறைசாரா தேவைகள்

பெரிய நிறுவனங்கள் வழக்கமாக இந்த பதவிக்கான வேட்பாளர்களுக்கான அலுவலக மேலாளரின் மாதிரி வேலை விளக்கத்துடன் தங்களைத் தெரிந்துகொள்ள முன்கூட்டியே அனுமதிக்கின்றன, இதனால் அவர்கள் தேவைகள் மற்றும் பொறுப்புகளின் பட்டியலை முழுமையாக அறிவார்கள்.

ஆனால் அத்தகைய அதிகாரங்களைப் பார்க்கும்போது கூட, அவர் நிறுவனத்தின் பல ஊழியர்களில் ஒருவராக இருப்பதை விண்ணப்பதாரர் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். இது சம்பந்தமாக, வேலை விளக்கத்தில் குறிப்பிடப்படாதவற்றை ஒருவர் மறந்துவிடக் கூடாது. ஒரு செயலாளரின் செயல்பாடுகளைக் கொண்ட அலுவலக மேலாளர், தேவையான அளவு விநியோகிக்கப்படுவதற்கு நேரத்தின் நுட்பமான உணர்வைக் கொண்ட ஒரு நபராக இருக்க வேண்டும்.

பணிப்பாய்வு ஏற்பாடு செய்வதற்கான பணிகள்

அவரது பணிக்கு மிக முக்கியமான தேவை செயல்திறன், எனவே அத்தகைய பதவியை வகிக்கும் ஒருவர் அலுவலகப் பொருள்களை பொருளாதார ரீதியாக நுகரவும், நுகரப்படும் மின்சாரத்தின் அளவைக் கட்டுப்படுத்தவும் கடமைப்பட்டிருக்கிறார்.

மற்ற ஊழியர்களைப் பொறுத்தவரை, அலுவலக மேலாளர் கிட்டத்தட்ட தலையுடன் சமமாக பொறுப்பேற்கிறார். இதன் மூலம், பணி நிலைமைகள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட சுகாதாரத் தரங்கள் மற்றும் பாதுகாப்பு விதிகளுக்கு ஏற்ப இருப்பதை அவர் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். இறுதியாக, தனது நேரடி கடமைகளின் செயல்திறனில், அலுவலக மேலாளர் வகைப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களுக்கான அணுகலைப் பெறுகிறார், அதனால்தான் தேவைகளில் ஒன்று வர்த்தக ரகசியங்களை வெளியிடாதது அல்லது நிறுவனத்தின் சந்தை நிலைக்கு தீங்கு விளைவிக்கும் வேறு எந்த தகவலையும் கையெழுத்திடுவது.

அலுவலக மேலாளர் உரிமைகள்

நிச்சயமாக, அத்தகைய பல கடமைகளின் செயல்திறன் ஒரு பணியாளருக்கு சிறப்பு உரிமைகளைப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கிறது. அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கத்திலும் அவை உச்சரிக்கப்படுகின்றன. அவற்றில் சிலவற்றின் சாராம்சம், ரகசிய தகவல்களை அணுகும் திறன் போன்றவை, அவர்களின் வேலை பொறுப்புகளை நிறைவேற்ற வேண்டிய அவசியத்திலிருந்து நேரடியாக உருவாகின்றன. மற்றவர்கள் அதிகார சலுகைகளுடன் தொடர்புடையவர்கள். எனவே, உற்பத்தி ஆவணங்களில் அலட்சியமாக அவர்கள் செய்த தவறுகளை சரிசெய்ய, ஊக்கத்தொகையின் அளவை நிறுவ அல்லது அலட்சியமாக இருப்பவர்களுக்கு அபராதம் விதிக்க மீதமுள்ள ஊழியர்களிடமிருந்து கோருவதற்கு அலுவலக மேலாளருக்கு உரிமை உண்டு.

பெரும்பாலும், அலுவலக மேலாளர் என்பது ஊழியர்களுக்கும் முடிவெடுப்பவர்களுக்கும் இடையிலான இணைப்பாகும். அத்தகைய நிலைப்பாடு அவரை சிறந்த பணி நிலைமைகளை அடைய அனுமதிக்கிறது மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட துறை மற்றும் ஒட்டுமொத்த நிறுவனங்களின் பணியின் தரத்தை மேம்படுத்துவதற்கான கூட்டு விருப்பங்களை முன்வைக்கிறது.

விற்பனைத் துறையின் அலுவலக மேலாளரின் வேலை விளக்கத்தின் அம்சங்கள்

பெரிய மற்றும் பெரிய நிறுவனங்களில் அலுவலக மேலாளர்கள் நீண்ட காலமாக இன்றியமையாதவர்களாக இருக்கிறார்கள், எனவே அத்தகைய காலியிடத்தை நிரப்ப அவர்களுக்கு சில சிறப்பு திறன்கள் தேவை. ஒருவரால் மேற்பார்வையிடப்படும் சிறப்பு செயல்பாடுகளைக் கொண்ட பல அலுவலக மேலாளர்கள் ஒரே நிறுவனத்தில் பணிபுரியும் போது ஒரு பொதுவான வழக்கு. அவர்களின் வேலை விளக்கங்கள் அடிப்படையில் ஒத்துப்போகின்றன, ஆனால் கூடுதல் செயல்பாடுகளில் வேறுபடுகின்றன.

எனவே, அலுவலக மேலாளர் விற்பனைத் துறையில் பணிபுரிந்தால், அவரது வேலை விளக்கத்தில் இது போன்ற பொருட்கள் இருக்கலாம்:

• புதிய விற்பனை புள்ளிகளைத் தேடுங்கள்;
• கோரிக்கையின் கட்டமைப்பில் மாற்றங்களைக் கண்காணித்தல்;
• சரியான விற்பனை குறித்த அறிக்கை ஆவணங்களைத் தயாரித்தல்;
• ஆர்டர்கள் மற்றும் அவற்றின் அடுத்தடுத்த செயலாக்கத்தைப் பெற வாடிக்கையாளருடன் நேரடி வேலை;
• பொருட்களின் வகைப்படுத்தலில் ஏற்படக்கூடிய மாற்றங்கள் மற்றும் விலைகளை மீண்டும் கணக்கிடுவது குறித்து வாடிக்கையாளர்களுக்கு தெரிவிக்கும் பணி;
• தேவையான கூட்டங்களின் அமைப்பு;
• பொருட்கள் வழங்குவதற்கான ஒப்பந்தங்களில் கையெழுத்திடுதல்.

மேலும் தேவைகள் நிறுவனம் வழங்கும் பொருட்களின் பிரத்தியேகங்களுடன் தொடர்புடையதாக இருக்கலாம். நிறுவனம் ரியல் எஸ்டேட் விற்பனையுடன் தொடர்புடையதாக இருந்தால், அலுவலக மேலாளரின் கடமைகளில் தகவல் கையேடுகளைத் தயாரிப்பது மற்றும் குறிப்பிட்ட ஆவணங்களைத் தயாரிப்பது ஆகியவை அடங்கும்.

அலுவலக மேலாளர் பொறுப்பு

தனது கடமைகளை நிறைவேற்றாத நிலையில், வர்த்தக ரகசியங்களை வெளிப்படுத்துவது, அல்லது நிறுவனத்தின் உருவத்திற்கு தீங்கு விளைவிக்கும் பிற செயல்களைச் செய்வது உள்ளிட்ட குற்றங்களைச் செய்யும்போது, ​​நிர்வாக, சிவில் மற்றும் குற்றவியல் குறியீடுகளின் விதிமுறைகளுக்கு ஏற்ப அலுவலக மேலாளர் பொறுப்பேற்கிறார். நிறுவனத்திற்கு பொருள் சேதம் ஏற்பட்டால், தொழிலாளர் குறியீட்டின் விதிகளின்படி தண்டனை விதிக்கப்படும்.